Втратили або пошкодили посвідчення УБД: як отримати нове

1. З’ясуйте, хто має оформити заміну

Знайдіть фотографію старого документа, його серію, номер і запис про видавця. Якщо копії немає, пригадайте, через яку частину або установу його отримали. Відомості про рішення щодо статусу також допоможуть знайти облікову справу. Відсутність власної копії не означає, що статус потрібно оформлювати заново.

Постанова №302 передбачає відомчі порядки видачі. Тому звільнення зі служби не робить ТЦК універсальним адресатом для всіх колишніх військовослужбовців або правоохоронців. Орієнтуйтеся на відомство й підставу видачі документа.

• У системі Міноборони чинний військовослужбовець починає з рапорту командиру своєї частини; оформлення проходить через орган, уповноважений видавати посвідчення.
• Після звільнення із ЗСУ або Держспецтрансслужби звертайтеся до ТЦК та СП за місцем військового обліку. Для спеціальних категорій, зокрема іноземців та осіб на обліку розвідувального органу, маршрут перевіряють окремо.
• Якщо посвідчення оформлювали Нацгвардія, Держприкордонслужба, Нацполіція, СБУ чи інше відомство, почніть із його уповноваженого підрозділу. Уточніть чинного видавця або правонаступника.
• До Мінветеранів звертаються щодо посвідчень, виданих цим міністерством, а також коли орган-видавця припинено без правонаступника, якому передано функцію видачі. Саме закриття окремої частини ще не доводить наявності цієї підстави.

2. Підготуйте пакет для процедури Міноборони

У рапорті або заяві опишіть, коли й за яких обставин документ зник чи став непридатним. Просіть видати нове посвідчення замість конкретного втраченого або пошкодженого. Зазначте контакт для відповіді та перелічіть додатки. Не заповнюйте невідомі реквізити навмання.

Для втрати або викрадення офіційне роз’яснення МОУ від 23 січня 2026 року передбачає наведені нижче додатки. За пошкодження передають непридатне посвідчення та його копію; лист талонів також подають із копією. Копії засвідчують у встановленому порядку — конкретний спосіб уточніть в уповноваженому підрозділі.

• Збережена копія посвідчення, якщо вона є.
• Оригінал листа талонів для пільгових поїздок разом із його копією.
• Копія паспортної першої сторінки або паспорта-картки.
• Два кольорові фото 3×4 см: матовий папір, обличчя займає 65–70% зображення.

3. Не користуйтеся старим списком довідок

Міноборони у листопаді 2025 року скасувало для цієї процедури вимоги додавати підтвердження реєстрації звернення до поліції та газетну публікацію про втрату чи викрадення. У січні 2026 року міністерство повторно підтвердило спрощення. Поради, які відтворюють попередній перелік, не враховують змін.

Це правило стосується пакета для заміни за порядком Міноборони. Якщо документ викрали разом з іншими речами, питання повідомлення про злочин вирішується окремо. Для іншого відомства потрібно перевірити його інструкцію, а не переносити на нього весь перелік МОУ.

Якщо разом із посвідченням зник лист талонів, прямо зазначте це в заяві. Заміна посвідчення та видача нового листа мають окремі умови. Попросіть письмово пояснити, як підтвердити попередню видачу талонів і який порядок застосовують до вашого випадку.

4. Для посвідчення Мінветеранів діє інший пакет

Актуальна інформаційна картка послуги №02607 посилається на наказ Мінветеранів №641 від 7 серпня 2025 року. За втрати до заяви додають одну кольорову фотокартку 3×4 см та лист талонів, якщо він зберігся. За непридатності додають пошкоджене посвідчення, лист талонів і одну таку фотокартку. Газетного оголошення в цьому переліку немає.

У заяві потрібні повне ім’я, поштова й електронна адреси, телефон та обставини втрати або пошкодження. Для внутрішньо переміщеної особи картка передбачає копію довідки ВПО; для представника потрібні документи про його особу й повноваження. При особистому зверненні пред’являють документ, що посвідчує особу; копії звіряють з оригіналами.

Подання можливе до Мінветеранів особисто, через представника, поштою або через ЦНАП. Картка дозволяє звернення до ЦНАП незалежно від зареєстрованого місця проживання. Перед надсиланням перевірте реквізити в картці за посиланням нижче: старі публікації можуть містити попередні адреси.

Послуга безоплатна. Передбачено п’ять календарних днів, а інструкція уточнює відлік від надходження заяви з усіма необхідними документами. Враховуйте пересилання та час фактичного отримання. Повторного засідання міжвідомчої комісії для такої заміни не потрібно. Цей строк не слід автоматично застосовувати до процедури іншого відомства.

5. Окремо повідомте про знищення під час завдання або полон

МОУ розрізняє звичайну втрату й знищення посвідчення під час бойового або службового завдання. У другому випадку підставою видачі є матеріали службового розслідування; роз’яснення також називає заяву й дві кольорові фотокартки 3×4 см на матовому папері.

Для особи, звільненої з місць несвободи, щодо якої встановлено факт позбавлення особистої свободи внаслідок збройної агресії, передбачено видачу за її заявою без вимоги додавати матеріали службового розслідування. Повідомте кадровий підрозділ саме про цю обставину, щоб звернення розглядали за належною підставою.

6. Перевірте е-посвідчення у Дії

Стаття 18 Закону №3551-XII надає електронному й паперовому посвідченням однакову юридичну силу в Україні для підтвердження статусу та користування передбаченими правами. Якщо е-посвідчення вже відображається, ним можна користуватися під час оформлення паперового документа.

У квітні 2026 року Дія повідомила, що е-посвідчення можна додати після підтвердження статусу в реєстрі, ще до видачі паперового. Для додавання в застосунку потрібна ID-картка або закордонний паспорт. Тому не варто автоматично чекати завершення фізичної заміни.

Коли документ не відображається або містить помилку, потрібно перевірити реєстрові дані. Замовлення витягу, виправлення запису та отримання нового паперового посвідчення є окремими зверненнями. Відсутність документа на екрані сама собою не доводить позбавлення статусу.

7. Зафіксуйте подання та перевірте готовий документ

Збережіть копію звернення, перелік переданих оригіналів і додатків, реєстраційний номер або поштові докази вручення. Попросіть назвати підрозділ, який оформлює посвідчення, і спосіб повідомлення про готовність.

Якщо вимагають додаткові документи, попросіть письмовий перелік із конкретною правовою підставою. За відмови або тривалого очікування потрібні текст відповіді та хронологія подання. Їх можна передати для правничої оцінки належного способу оскарження.

При отриманні перевірте написання імені, дані про видавця, дату, реквізити й належне засвідчення фотографії. Помилку краще зафіксувати одразу. Для первинної консультації достатньо назвати відомство, обставину заміни та повідомити, чи вже подане звернення.